特定技能”受入機関の定期届”の注意点

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特定技能外国人を受け入れている企業様、年1回となった「定期届出」はもう終わりましたか？

「提出頻度が減ったから」と油断していると、思わぬ手続き上の勘違いから入管（出入国在留管理庁）より不備を指摘されるケースが後を絶ちません。実は入管からも、実務でのトラブルを防ぐために「定期届出でよくある誤り集」という注意喚起の資料が公表されているほどです 。

今回は、この公式資料のデータに基づき、申請取次行政書士の視点から「受入れ企業が特に間違えやすい4つのポイント」を徹底解説します。

注意点1：「登録支援機関が代わりに届出してくれる」という大いなる誤解

最も根本的、かつ非常に多い誤りが「支援を丸投げしているから、定期届出も登録支援機関がやってくれているはず」という思い込みです 。

定期届出を行う権利と義務があるのは、外国人を直接受け入れている「特定技能所属機関（受入れ企業）」のみです 。登録支援機関に支援を全部委託している場合であっても、届出の主体はあくまで貴社（受入れ企業）となります 。 「任せていたつもりが、実は未提出だった」という事態になれば、すべて受入れ企業のコンプライアンス違反となってしまいますので、必ず自社が主体となって手続きを進めてください 。

注意点2：「郵送・窓口」では書類の省略は一切不可！オンライン省略にも厳しい基準が

定期届出に添付する書類について、「うちは一部の書類を省略できるはず」と勘違いしているケースが多発しています 。

まず大前提として、郵送や窓口で定期届出を行う場合、提出書類の省略は一切認められません 。

添付書類の省略が認められるのは「オンラインで定期届出を行う場合」のみであり 、さらに特定技能所属機関（受入れ企業）が以下の3つの厳しい基準をすべて満たしている必要があります 。

【添付書類の省略に必要な3つの基準（すべて該当が必要）】 1. 過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていないこと 2. 在留諸申請と各種届出をオンラインで行うこと 3. 以下のいずれかに該当する企業・団体・個人であること * 日本の証券取引所に上場している企業 * 保険業を営む相互会社 * イノベーション創出企業（高度専門職省令の特別加算対象企業） * 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、源泉徴収税額が1,000万円以上ある * 特定技能所属機関として3年間の継続した受入れ実績があり、過去3年間に債務超過となっていない法人 *その他、一定の条件を満たす企業等

自社がこの「オンラインでの省略基準」を満たしているかどうか不安な場合は、勝手に書類を抜いて提出せず、事前に専門家へ確認することをお勧めします 。

注意点3：複数の登録支援機関に全部委託している場合の「提出漏れ」

特定技能外国人の職種や言語などの都合上、「複数の登録支援機関」に支援を全部委託している場合、提出書類が1枚増えるのをご存知でしょうか ？

このケースでは、「参考様式3-6号（別紙2）」という書類の提出が義務付けられていますが、これの提出漏れが非常に多くなっています 。

この書類には、貴社が全部委託をしている「すべての登録支援機関」の署名を記載して提出しなければなりません 。1箇所でも署名が漏れていると不備となりますので、事前の社外調整が必須となるポイントです 。

注意点4：いざ届出をしようとしたら「システムにログインできない」罠

「締め切り直前だけど、オンラインでサクッと届け出よう」と考えた企業様が直面する罠があります 。

オンラインでの利用者登録を行う際、「特定技能所属機関」の欄に正しくチェックを入れて登録していないと、電子届出システムにログインすらできません 。

これに気づかず直前でパニックになり、結局システムが使えず提出期限に間に合わなくなるといった実務トラブルが頻発しています 。オンライン申請を予定している場合は、事前にアカウントの設定状況までダブルチェックしておく必要があります 。